Ved altid, hvem der er i huset
- Invitation med QR-kode, kiosk eller receptionen – ét flow, én log
- Værten får besked i samme øjeblik, gæsten tjekker ind
- Evakueringsliste med ét klik og GDPR indbygget fra start
Hostet i EU · Stockholm · Samme platform som jeres pakker og lokaler
Forventet 3
I huset 2
Eksempeldata
Gæstebogen ved ikke, hvem der stadig er her
De fleste receptioner kører stadig med en papirbog eller en løsning på en iPad, der ikke taler med noget andet.
Navne, firmaer og tidspunkter står åbent for den næste gæst – og kan ikke søges eller slettes efter reglerne.
Ved brandalarm ved ingen med sikkerhed, hvilke gæster der er i bygningen lige nu.
Receptionen ringer rundt, mens gæsten venter. Ingen ved, om værten er på vej.
Gæsten er en ekstern registreret. Sletning, indsigt og opbevaringsfrister er svære at overholde manuelt.
Fra invitation til revisionsspor
Hvert trin skriver til den samme uforanderlige besøgslog. Besøgstypen afgør, hvilke trin der gælder: en kurer springer NDA og badge over, en håndværker får sikkerhedsquizzen.
Værten forhåndsregistrerer. Gæsten får e-mail eller SMS med tid, sted og QR-kode.
QR-scan på kiosken, opslag i receptionen eller walk-in på stedet.
Foto, ID-tjek og de felter, besøgstypen kræver.
NDA, sikkerhedsinstruktion eller quiz – underskrevet på skærmen.
Fotobadge på en almindelig labelprinter eller digitalt på telefonen.
Værten får besked med ét tryk: "På vej" eller "Vent venligst".
Kiosk, vært eller automatisk ved dagens slutning.
Receptionen, kiosken og gæstens egen telefon
Gæsten vælger selv vejen ind. Loggen er den samme.
Forventede, i huset og overskredne gæster på tværs af lokationer. Søg, filtrér, tjek ind og ud med ét klik – også hele grupper fra en gæsteliste.
En webkiosk på enhver tablet, på gæstens eget sprog med dansk først. Genkender tilbagevendende gæster og tager foto og underskrift.
QR-koden fra invitationen tjekker gæsten ind. Badge og vej til mødet vises direkte på telefonen.
Underskrevet, versioneret og gemt med besøget
Juridiske dokumenter og sikkerhedsinstruktioner hører til besøgstypen. Kommer der en ny version, skal gæsten skrive under igen.
- NDA og husregler som tekst eller PDF, med underskrift på skærmen
- Sikkerhedsquiz for håndværkere og entreprenører, før de får adgang
- Fotobadges på standard labelprintere, I måske allerede har – ingen hardwarepakke
- Digitalt badge på gæstens telefon, når der ikke skal printes
Eksempeldata
Værten får besked og svarer med ét tryk
Værtslisten er jeres medarbejderkatalog fra HR-importen eller Entra ID. Der er ikke et ekstra system at vedligeholde, og stille timer og stedfortrædere gælder også her.
- Besked på e-mail, SMS, Slack eller Teams med gæstens navn, firma og formål
- Svar "På vej" eller "Vent venligst" – receptionen ser svaret med det samme
- Værten kan selv invitere og se sine egne besøg
- Godkendelse før besøget, når besøgstypen kræver det
Lene Holm fra Rambøll er ankommet til Hovedindgang. Formål: Projektmøde.
Peter Lund: På vej – ca. 3 minutter.
Eksempeldata
Den rigtige gæst får det rigtige badge
En gæst på en watchlist stopper ved indtjekning. Sikkerhedsvagten godkender eller afviser, før der printes et badge.
Håndværkere, kandidater og leverandører kan hver have deres egne felter, dokumenter, krav om foto og ID og godkendelsesflow.
Samme opsætning på alle lokationer eller egne regler pr. lokation. Roller for reception, administrator, vært og sikkerhedsvagt.
Hvem er i huset? Ét klik.
Ved alarm åbner brandansvarlig listen på telefonen og krydser af ved samlingspunktet. Listen kan også printes eller sendes, og alle afkrydsninger står i loggen.
- Gæster, håndværkere og leverandører i huset lige nu, pr. lokation
- Hvem de besøger, og hvornår de kom
- Automatisk udtjekning ved dagens slutning, så listen ikke vokser
Talt op: 0 af 4
Eksempeldata – tryk for at krydse af
Gæsten er en ekstern registreret – det er bygget ind
Gæster står ikke på jeres medarbejderliste. Derfor har besøg deres egen behandling i Operia, adskilt fra resten.
Besøg har sin egen kategori med frist pr. virksomhed. Når fristen udløber, anonymiseres besøget automatisk.
Navn, kontaktoplysninger, foto og underskrift fjernes. Selve besøget og tidspunkterne bliver stående til statistik.
Alle besøg for én gæst samles i et udtræk, så I kan svare på en indsigtsanmodning inden for fristen.
Hver statusændring står med aktør og tidspunkt. Loggen kan ikke rettes eller slettes, og persondata holdes ude af den.
Hver virksomhed ser kun sine egne besøg. Adskillelsen håndhæves i databasen, ikke i browseren.
Database, filer og backup ligger i Stockholm. Der er en EU-leverandør til både e-mail og SMS.
Pakker og mennesker ved samme skranke
Besøg er én hændelsesstrøm mere i en platform, I allerede bruger.
Kurerbesøg bliver til pakkemodtagelse
Kureren tjekker ind, og pakken registreres i samme scan. Modtageren får besked fra det samme system.
Om Pakker →Besøget kender mødelokalet
Invitationen kan reservere lokale eller gæsteparkering, og gæsten får vejen med i invitationen.
Om Booking →Integrationer
Entra ID for værter, Slack og Teams for beskeder, API og webhooks til adgangskontrol og HR-systemer.
Frigør omkring 281 timer om året
Når gæsten er forhåndsregistreret, og værten får besked automatisk, forsvinder opslag i papirbogen og telefonopkaldene rundt i huset.
≈ 84.000 kr.
Erfaringsbaserede estimater, ikke et tilbud. Prøv den fulde beregner for de øvrige produkter.
- Arbejdsdage pr. år
- 225
- Timepris
- 299 kr.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi købe en særlig kiosk eller printer?
Nej. Kiosken er en webapp, der kører på enhver tablet, og badges printes på almindelige labelprintere som Brother QL. Der er ingen hardwarepakke bundet til licensen.
Hvor kommer værterne fra?
Fra jeres medarbejderkatalog i Operia, som importeres fra HR-systemet eller synkroniseres fra Entra ID. Når en medarbejder stopper, forsvinder vedkommende også som vært.
Kan vi starte med receptionen og tilføje kiosk senere?
Ja. Kiosk, dokumenter, screening og badges er tilvalg pr. virksomhed. I kan starte med forhåndsregistrering og indtjekning og slå resten til senere uden at skifte system.
Hvor længe gemmer I oplysninger om gæster?
Det bestemmer I. Besøg har deres egen opbevaringsfrist, og når den udløber, anonymiseres besøget automatisk. Data ligger i EU (Stockholm).
Hvilke sprog understøtter kiosken?
Administration og reception er på dansk med engelsk som alternativ. Gæstens tekster vises på gæstens eget sprog, og I kan selv tilpasse ordlyden.
Kan vi bruge det på flere adresser?
Ja. Hver lokation kan have sin egen opsætning, eller I kan genbruge den samme på alle. Licensen gælder pr. virksomhed og lokation.
Se receptionen i praksis
30 minutter med jeres egne besøgstyper og lokationer.